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信息系統的引入現在已經成為了企業現代與傳統的分界線，然而很多企業直到關門也沒有搞清楚信息系統的真正作用是什么，就如同索尼的衰敗不能如網文上控訴的那樣去責怪績效考評體系，信息系統也只是一種工具，用的好了，認識到位了，就是一把利器，用錯了地方，會錯了意，就能成為一把兇器。
知行合一自2002成立自今服務了數百家客戶，一直以咨詢服務為核心，深感方案落地環節的步履維艱，2017年我們有了自主開發的信息系統——JMT數字經營平臺，通過JMT自主經營模式咨詢項目和JMT數字經營平臺雙管齊下，輕而易舉的實現了客戶自主經營模式導入的“效率”與“效果”的雙效提升，感慨良多，今天談一下我對信息系統的理解。
一、是不是所有企業都需要引入信息系統？
1、小企業可以不需要引入信息系統
小企業最大的優勢就是靈活與協作，類似游擊隊，一看勢頭不對，立刻可以逃之夭夭，或者肥肉當前，狼群般一擁而上。信息系統強調的是流程和規則，不按流程辦事的結果就是寸步難行，試想在一個扳著手指就數的過來人數的公司推行信息系統，無疑是給胡人穿上寬大的袍袖，除了不便，還有禁錮。
2、企業要想做大必須要引入信息系統
大企業的優勢主要來源于資源集中的技術優勢、壟斷的成本優勢和規模效應的效率優勢，這些優勢不失控的前提是規則，必須有一樣事物承載著企業的規則，讓企業大而不亂、各司其職，這個事物在過去的體現是規章制度，在互聯網時代的體現就是涉及企業運營方方面面的信息化系統。企業要想做大沒有信息系統是不可想象的，換句話說，那些沒有信息系統的大型企業最終都不可避免的歸于塵埃了。
二、為何大型企業（或者說企業要做大）少不了信息化系統？
1、大企業最大的困擾是什么？
大企業最顯著的一點是人多、事雜，人與事形成了密密麻麻的網狀結構，連接人與人、人與事的是龐雜的各類信息，那么問題來了，這些信息是如何傳遞的呢？我們可以想象一個情景：
員工A將一份有若干單價和數量的付款單傳遞給員工B審核，A和B兩個人要對信息各自做出本職工作的處理。
員工A的處理流程如下：
根據合同，分別從價目表（單價的信息數據庫）和入庫單（數量的實際信息），獲取單價和數量數據，匯集成為一份付款單；
員工B的處理流程如下：
將付款單與價目表和入庫單核對一一核對，并與其他部門確認產品是否有質量等方面的問題，然后再找出合同，核對付款規則，綜合所有信息進行審核。
上面的情景是一個企業極為普通的流程，80%的企業這樣的流程中審核的人數不會只有1個員工B ，可能還有領導C，領導D，甚至領導E、F、G。流程中的每個參與者都要重復做一遍價目表、入庫單、合同等信息的核對工作，但是其實這些審核工作只是防范風險的，和他的客戶沒有任何關系，不創造價值。然而為了避免責任共擔風險，企業組織往往會不斷的增加審批的環節，結果是效率低的同時沒有人為結果負責，這就是大企業病的源頭。
企業存在的前提是為客戶創造價值，難以想象企業的員工將大量精力放在了防范風險上，而這個企業能夠在市場白熱化的競爭中屹立不倒。
2、如何解決企業的這種困擾？
面對大量的重復性工作，企業應對的方式就有如下兩種：
1）B不作為，將自己應該做的部分忽略掉，閉著眼睛審核簽字，這樣將時間降低90%，將風險提升100%。
2）找到一個工具，將A/B/C…從這些以防范風險為目的的審核工作中解放出來。
這個工具早已經被證明過，就是信息系統。
如果企業里面有一個以流程規則為依托的信息系統，我們再來回顧一下上面的情景：
A將一份有若干單價和數量的付款單傳遞給B審核，A和B兩個人要對信息各自做出本職工作的處理。
前期有人將合同規則錄入系統，價格錄入數據庫，倉庫部門在系統中完成收貨。
員工A的處理流程如下：
直接從系統中提取當前需要結賬的訂單和數據（這些數據都是直接提取并且鎖定不可更改的），提交審批；
員工B的處理流程如下：
直接根據系統提供的合同付款規則進行合規審核，其他的價格、數量、質量、金額等都屬于系統數據，不需要審核。
通過這樣的信息系統就實現了各司其職，各負其責，取消了重復工作，提升了工作效率，但這也只是初級的信息系統的功能與效果。高級信息系統則通過做好能確保價格、入庫等的信息準確性的機制，直接取消了A的申請工作和B的審核工作，系統自動根據合同規則，進行付款，實現了風險最小化的同時，效率最大化。
三、引入信息系統，就真的可以高枕無憂了嗎？
信息系統具備天然的公正性和信息共享屬性，但僅靠信息系統就能實現上面的效果，解決大企業病嗎？不一定。
由上面的案例我們可以明確，信息系統運作的前提有兩個，一是明確的完善的規則，二是能確保信息準確的流程以及準確的信息。有了這些，信息在源頭上就保證了準確，然后用系統來無損傳遞，那所有的信息傳遞過程中的重復行為就都可以取消。
但是系統只是一個工具而已，它本身是不會自動產生數據的，需要人來完成，因而能否發揮作用的不確定的因素是人，使用信息系統的人輸入的如果是垃圾數據，輸出的必然也是垃圾數據，垃圾數據不但不會帶來效率的提升，反而會提升員工之間的不信任程度，增加企業的運營成本，類似企業導入信息化系統的結果就是審批流程要在系統上面走一遍，然后再通過線下紙面簽字走一遍，上到領導，下至員工，怨聲載道，這也是很多企業花費數百萬甚至上千萬引入的信息化系統最終被束之高閣的緣由。
四、如何讓信息系統真正發揮作用，成為企業的加速器？
信息系統有效運作的基礎是輸入信息的及時性和準確性，因此要真正發揮信息系統的作用需要從兩方面入手：
1、形成倒三角組織，教育引導各級員工的用戶導向和流程化思維
傳統企業往往采用金字塔式的職能管控組織，員工接受上級層層傳遞的指令，向上級領導負責，結果就是腦袋對著領導，屁股對著客戶，領導大于流程，大于規則。這時領導的喜好就決定了信息系統的命運，有的領導重視，涉及的系統功能就能夠有及時準確的數據，系統的規則能夠被有效執行；有的領導抵觸，涉及的系統模塊就不受待見，流程規則就形同虛設。信息系統是一個整體，任何一個模塊數據的錯漏，規則執行的標準不一，都會導致系統整體的問題，一個形象的比喻就是一條臭魚毀了一鍋湯。
因此，只有構建以滿足用戶需求為導向的倒三角的流程型組織，才能真正打破部門墻，消減行政權力，凸顯流程和規則，最終使信息系統得以貫徹和推行。
2、個性化定制出好用的系統
信息系統的易用性和全面性也是影響使用效果的重要因素，很多軟件企業提供的是程式化的信息軟件，一方面要求使用者適應軟件開發人員的習慣，一旦使用者因為軟件的不方便使用產生逆反情緒，將會大幅增加信息系統的推廣難度；另一方面軟件的功能固化，不符合企業的行業特點，也無法滿足企業個性化的功能需求，使得系統流程與企業實際流程脫節，給企業員工留下信息系統不好用且沒什么用的印象。因此類似的固化的信息系統很難成為企業發展的助力。
縱觀知行合一推進的JMT數字經營平臺導入項目，之所以都取得了非常好的效果，核心就是定制化。首先，咨詢團隊先為企業導入JMT自主經營模式，幫助企業統一員工思維方式，理順流程；其次，軟件開發團隊是在此基礎上進行的軟件開發，務求每一個功能模塊都與企業日常工作場景一致，且具有一定的前瞻性。最后，JMT自主經營模式和JMT數字經營平臺同步運行，JMT自主經營模式使得軟件更好用更有用，軟件則幫助JMT自主經營模式有效落地，互相促進，共同成功。
總結一下就是，企業發展就如同負重前行，選擇的路徑和方向決定了企業的未來有多遠，如果我們的目標就在視線所及的地方，我們大可以信步前行或者奔跑到達；如果我們的目標遠在天涯，開著汽車就是更好的選擇，但是開車需要資格，無證駕駛將是乘客和路人的災難。信息化系統就是企業的交通工具，這個駕駛證則是企業對流程與規則的固化和對各級員工思維方式的統一，要想企業做大做強，兩者不可偏廢。
沈光辰
知行合一咨詢 | 高級咨詢顧問
咨詢事業部項目經理
JMT產品研發小組專家成員
曾任大型企業人事行政總監、SAP項目經理
國家一級企業人力資源管理師
從事人力資源管理、流程管理工作12年。
對稻盛哲學和阿米巴經營有獨到研究，擅長企業內部哲學體系搭建和JMT模式導入，已幫助多家企業完成哲學和JMT模式搭建。
曾為紅獅集團、克明面業、翰博集團、巧媳婦食品、珍誠藥業等國內大型知名企業提供過專業的咨詢與培訓服務。
